Nghị định số 254/2026/NĐ-CP: Doanh nghiệp cần hiểu gì để tránh rủi ro về hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử?

Hình ảnh minh họa ( Ảnh mạng Internet)

Nhiều người cho rằng Nghị định này chỉ liên quan đến kế toán hoặc cơ quan thuế. Thực tế, phạm vi ảnh hưởng rộng hơn rất nhiều. Người đại diện doanh nghiệp, giám đốc, chủ hộ kinh doanh, bộ phận kinh doanh và cả người trực tiếp ký kết hợp đồng đều cần hiểu để tổ chức hoạt động đúng quy định.

Không chỉ là hóa đơn, mà là thay đổi tư duy quản trị

Trong nhiều năm trước, không ít doanh nghiệp có thói quen "làm xong việc rồi mới hoàn thiện chứng từ". Hợp đồng có thể ký sau, biên bản nghiệm thu lập cuối kỳ, hóa đơn xuất khi khách hàng yêu cầu hoặc khi kế toán tổng hợp hồ sơ.

Với Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, cách quản lý đó không còn phù hợp.

Nhà nước đang chuyển từ phương thức quản lý dựa trên hồ sơ giấy sang quản lý bằng dữ liệu điện tử. Hóa đơn điện tử không còn là chứng từ riêng của kế toán mà trở thành mắt xích trong toàn bộ quá trình quản lý doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.

Nói cách khác, mỗi hóa đơn được lập đều phản ánh một giao dịch kinh tế và là căn cứ để cơ quan quản lý đối chiếu với hợp đồng, thanh toán, kê khai thuế và các dữ liệu liên quan.

Doanh nghiệp cần hiểu đúng về doanh thu

Một trong những sai sót phổ biến hiện nay là đồng nhất mọi khoản tiền thu được với doanh thu.

Trong thực tế, doanh nghiệp có thể nhận nhiều loại tiền khác nhau:

• Tiền bán hàng hóa.
• Tiền cung cấp dịch vụ.
• Tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng.
• Tiền thu hộ.
• Tiền chi hộ.
• Tiền bồi thường.
• Tiền góp vốn.
• Các khoản hỗ trợ hoặc tài trợ.

Mỗi khoản tiền có bản chất pháp lý khác nhau.

Nếu doanh nghiệp không xác định đúng bản chất giao dịch mà hạch toán theo cảm tính, rất dễ dẫn đến kê khai sai doanh thu, lập hóa đơn không đúng hoặc phản ánh sai báo cáo tài chính.

Đây là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ cần đặc biệt quan tâm.

Hóa đơn điện tử phải gắn với giao dịch thực tế

Nghị định số 254/2026/NĐ-CP tiếp tục khẳng định nguyên tắc: hóa đơn phải phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Điều này có nghĩa là hóa đơn không thể được lập chỉ để "hợp thức hóa" hồ sơ hoặc phục vụ mục đích làm đẹp báo cáo.

Một giao dịch hợp pháp cần có sự thống nhất giữa nhiều yếu tố:

• Có nhu cầu mua bán hoặc cung cấp dịch vụ.
• Có thỏa thuận hoặc hợp đồng.
• Có việc thực hiện công việc hoặc giao hàng.
• Có thanh toán theo thỏa thuận.
• Có hóa đơn điện tử được lập đúng thời điểm theo quy định.

Khi các mắt xích này đồng bộ, doanh nghiệp sẽ thuận lợi hơn trong quá trình quyết toán thuế và giải trình với cơ quan quản lý.

Không chỉ đầu ra, đầu vào cũng phải được kiểm soát

Một thực tế khá phổ biến là doanh nghiệp rất quan tâm đến việc xuất hóa đơn cho khách hàng nhưng lại chưa chú trọng đến hóa đơn đầu vào.

Có những khoản chi như:

• In ấn.
• Thiết kế.
• Mua thiết bị.
• Thuê dịch vụ.
• Văn phòng phẩm.
• Chi phí kỹ thuật.

Nếu không có hóa đơn hoặc chứng từ hợp lệ thì doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn khi chứng minh tính hợp pháp của khoản chi.

Điều này không chỉ ảnh hưởng đến công tác kế toán mà còn có thể làm tăng nghĩa vụ thuế nếu chi phí không đáp ứng điều kiện theo quy định của pháp luật thuế.

Trách nhiệm không chỉ thuộc về kế toán

Một quan niệm khá phổ biến là mọi vấn đề về hóa đơn đều do kế toán chịu trách nhiệm.

Thực tế không phải vậy.

Kế toán là người thực hiện nghiệp vụ chuyên môn, hướng dẫn và hạch toán theo chứng từ.

Trong khi đó, người đại diện theo pháp luật và người quản lý doanh nghiệp mới là người quyết định chủ trương kinh doanh, ký kết hợp đồng, tổ chức hoạt động và chịu trách nhiệm về tính trung thực của hồ sơ doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp phát sinh giao dịch nhưng không có hợp đồng, không có chứng từ hoặc lập hóa đơn không đúng quy định thì trách nhiệm không chỉ dừng ở bộ phận kế toán.

Vì vậy, việc hiểu đúng pháp luật về hóa đơn điện tử cần được xem là trách nhiệm của cả hệ thống quản trị doanh nghiệp.

Doanh nghiệp vừa và nhỏ nên chuẩn bị gì?

Để thích ứng với các quy định mới, doanh nghiệp không nhất thiết phải đầu tư quá lớn về công nghệ, nhưng cần xây dựng quy trình quản lý rõ ràng.

Trước hết, cần rà soát toàn bộ các nguồn thu để xác định đúng bản chất từng khoản thu.

Tiếp theo, xây dựng quy trình thống nhất từ khi tiếp nhận khách hàng, ký hợp đồng, thực hiện công việc, nghiệm thu, thanh toán, lập hóa đơn và lưu trữ hồ sơ.

Đối với các khoản chi, doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn đối tác có đầy đủ tư cách pháp lý và có khả năng cung cấp hóa đơn hợp lệ.

Quan trọng hơn, doanh nghiệp cần xây dựng quy chế quản lý thu – chi nội bộ để thống nhất cách thực hiện giữa người quản lý, bộ phận kinh doanh và kế toán, tránh tình trạng mỗi người hiểu và áp dụng theo một cách khác nhau.

Góc nhìn của Ban Tư vấn pháp luật Thời Nét Số

Nghị định số 254/2026/NĐ-CP không phải là văn bản làm phát sinh thêm thủ tục hành chính cho doanh nghiệp, mà là bước hoàn thiện cơ chế quản lý trong môi trường số.

Điều mà doanh nghiệp cần thay đổi không phải chỉ là phần mềm hóa đơn điện tử, mà là tư duy quản trị.

Quản trị tốt không bắt đầu từ khi lập hóa đơn mà bắt đầu từ khi phát sinh giao dịch.

Mỗi hợp đồng, mỗi khoản thu, mỗi khoản chi đều phải được xác định đúng bản chất, có chứng từ đầy đủ và được lưu trữ khoa học.

Đó không chỉ là yêu cầu của pháp luật mà còn là nền tảng giúp doanh nghiệp hoạt động minh bạch, hạn chế tranh chấp, giảm rủi ro thuế và nâng cao uy tín với khách hàng, đối tác.

Trong bối cảnh quản lý thuế ngày càng dựa trên dữ liệu điện tử và kết nối thông tin, việc chủ động tuân thủ ngay từ đầu sẽ luôn ít tốn kém hơn nhiều so với việc khắc phục sai sót sau khi đã phát sinh vi phạm.

HÀ LÊ

Ban Tư vấn pháp luật Thời Nét Số