Các trường hợp được chấp nhận, không được chấp nhận và những sai lầm doanh nghiệp thường mắc khi quyết toán thuế
Ban Tư vấn pháp luật Thời Nét Số
Trong hai kỳ trước của chuyên đề “Báo cáo lỗ và trách nhiệm pháp lý”, Ban Tư vấn pháp luật Thời Nét Số đã phân tích rằng doanh nghiệp báo lỗ không phải là hành vi vi phạm. Tuy nhiên, số lỗ chỉ được công nhận khi doanh thu, chi phí và chứng từ kế toán phản ánh đúng hoạt động thực tế, đồng thời đáp ứng các điều kiện của pháp luật về thuế.
Đến Kỳ 3, vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm là: Những khoản tiền doanh nghiệp đã chi thật nhưng không có hóa đơn thì có được hạch toán hay không?
Đây là câu hỏi rất thực tế.
Doanh nghiệp mua nông sản trực tiếp của người dân, thuê người vận chuyển nhỏ lẻ, mua vật tư cũ, đồ dùng đã qua sử dụng, thuê lao động làm một công việc ngắn ngày hoặc trả một số khoản phát sinh mà người bán không xuất hóa đơn. Tiền đã giao, hàng đã nhận, công việc đã hoàn thành nhưng kế toán lại không có hóa đơn để ghi nhận.
Có giám đốc cho rằng đã chi tiền thật thì cứ đưa vào chi phí.
Người khác lại cho rằng không có hóa đơn thì tuyệt đối không được hạch toán.
Cả hai cách hiểu này đều chưa đầy đủ.
Không có hóa đơn vẫn phải ghi nhận nếu chi phí thực tế đã phát sinh
Trước hết, cần phân biệt rõ giữa hai khái niệm thường bị nhầm lẫn: hạch toán kế toán và xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Nếu một khoản chi thực tế đã phát sinh, liên quan đến tài sản, hàng hóa, công nợ hoặc hoạt động của doanh nghiệp thì kế toán không nên vì thiếu hóa đơn mà bỏ hoàn toàn khỏi sổ sách. Việc bỏ ngoài sổ một khoản chi có thật có thể làm sai lệch tiền mặt, công nợ, hàng tồn kho và kết quả hoạt động kinh doanh.
Tuy nhiên, khoản chi đã được ghi nhận trong sổ kế toán chưa chắc đã được cơ quan thuế chấp nhận khi xác định thu nhập chịu thuế.
Nói cách khác, doanh nghiệp có thể phải hạch toán để phản ánh đúng thực tế, nhưng khi quyết toán thuế lại phải loại khoản chi đó nếu không đáp ứng điều kiện của pháp luật thuế.
Đây là điểm mà nhiều giám đốc chưa hiểu rõ.
Khi kế toán nói “khoản này phải loại khi quyết toán thuế”, điều đó không nhất thiết có nghĩa là doanh nghiệp không được ghi chép khoản chi. Kế toán có thể vẫn ghi nhận nghiệp vụ, đồng thời theo dõi riêng phần chi phí không được trừ để điều chỉnh khi lập hồ sơ quyết toán.
Theo khung pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp đang áp dụng, khoản chi được trừ về nguyên tắc phải liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh; có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi thuộc ngưỡng pháp luật quy định. Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2025 có hiệu lực từ ngày 1/10/2025 và được áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2025; Nghị định số 320/2025/NĐ-CP cùng Thông tư số 20/2026/TT-BTC tiếp tục cụ thể hóa các điều kiện này.
Không phải cứ lập bảng kê là mọi khoản chi đều trở thành hợp lệ
Pháp luật cho phép một số trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn được lập bảng kê để làm căn cứ xem xét chi phí. Mẫu đang áp dụng là Mẫu số 02/TNDN ban hành kèm theo Thông tư số 20/2026/TT-BTC, thay cho mẫu bảng kê trước đây.
Tuy nhiên, bảng kê không phải là “tấm vé thông hành” cho mọi khoản mua bán không có hóa đơn.
Doanh nghiệp chỉ được sử dụng bảng kê đối với đúng nhóm hàng hóa, dịch vụ và đúng đối tượng bán hàng mà pháp luật cho phép. Khoản mua phải phát sinh thực tế, phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh và có hồ sơ chứng minh nguồn gốc, người bán, số lượng, giá trị, thời điểm giao nhận và thanh toán.
Trong thực tế, các trường hợp thường được xem xét gồm việc mua nông sản, lâm sản, thủy sản trực tiếp của người sản xuất, đánh bắt; mua sản phẩm thủ công do người sản xuất trực tiếp làm ra; mua đất, đá, cát, sỏi do cá nhân tự khai thác trong phạm vi pháp luật cho phép; mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt; mua tài sản, dịch vụ của cá nhân không kinh doanh trong những trường hợp đáp ứng quy định.
Doanh nghiệp cần đối chiếu chính xác từng giao dịch với Nghị định số 320/2025/NĐ-CP và Thông tư số 20/2026/TT-BTC tại thời điểm phát sinh, không nên suy diễn rằng mọi người bán không có hóa đơn đều có thể lập bảng kê thay thế.
Bảng kê cũng không thể được lập một cách chung chung.
Thông tin người bán phải có thật.
Hàng hóa phải có thật.
Số tiền phải được thanh toán thực tế.
Doanh nghiệp phải chứng minh được hàng mua vào đã được nhập kho, đưa vào sản xuất, bán ra hoặc sử dụng cho hoạt động kinh doanh.
Nếu chỉ có một tờ bảng kê nhưng không có giấy giao nhận, phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán, thông tin người bán hoặc dấu vết sử dụng hàng hóa thì hồ sơ vẫn có nguy cơ bị bác bỏ.
Giá mua cao hơn giá thị trường cũng có thể bị xem xét lại
Một sai lầm khác là doanh nghiệp cho rằng khi đã thuộc trường hợp được lập bảng kê thì có thể ghi giá mua theo bất cứ mức nào.
Thực tế, nếu giá mua ghi trên bảng kê cao bất thường so với giá thị trường tại cùng thời điểm thì cơ quan thuế có quyền yêu cầu giải trình và xác định lại giá trị chi phí theo quy định.
Ví dụ, doanh nghiệp mua nông sản trực tiếp của người dân nhưng bảng kê ghi giá cao hơn nhiều so với giá phổ biến trên thị trường. Nếu không chứng minh được lý do về chất lượng, vận chuyển, phân loại hoặc điều kiện giao hàng thì phần chênh lệch có thể bị loại.
Điều này đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp đang báo lỗ.
Chỉ cần giá nguyên liệu mua vào bị điều chỉnh, giá vốn sẽ giảm xuống, số lỗ cũng giảm theo. Trường hợp chi phí bị loại với giá trị lớn, doanh nghiệp đang báo lỗ có thể chuyển thành có lãi và phát sinh thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp.
Mua của hộ, cá nhân kinh doanh nhưng không lấy hóa đơn có được lập bảng kê không?
Đây là lỗi rất phổ biến.
Doanh nghiệp mua hàng của một cửa hàng, hộ kinh doanh hoặc cá nhân đang hoạt động kinh doanh nhưng người bán không xuất hóa đơn. Kế toán sau đó lập bảng kê nội bộ để đưa vào chi phí.
Cách xử lý này có rủi ro cao.
Nếu người bán thuộc đối tượng phải sử dụng hóa đơn theo pháp luật về thuế thì doanh nghiệp mua hàng không thể tự lập bảng kê để thay thế nghĩa vụ xuất hóa đơn của người bán, trừ trường hợp pháp luật có quy định cụ thể khác.
Doanh nghiệp cần yêu cầu người bán lập hóa đơn theo đúng quy định. Việc hai bên thỏa thuận “giảm giá nếu không lấy hóa đơn” có thể giúp giảm một khoản tiền trước mắt nhưng lại tạo rủi ro lớn khi quyết toán thuế.
Có những giám đốc vẫn cho rằng hóa đơn chỉ là việc của kế toán.
Khi mua hàng, giám đốc trực tiếp thỏa thuận giá, nhận hàng và thanh toán. Đến cuối tháng mới đưa một tập giấy viết tay cho kế toán rồi yêu cầu “tìm cách đưa hết vào chi phí”.
Nhưng kế toán không thể biến một giao dịch không đủ điều kiện thành chi phí hợp lệ chỉ bằng vài bút toán.
Nếu người bán phải xuất hóa đơn mà không xuất, doanh nghiệp mua hàng phải cân nhắc ngay từ lúc giao dịch, thay vì chờ đến cuối năm mới yêu cầu kế toán hợp thức hồ sơ.
Giấy biên nhận và phiếu chi không thay thế được hóa đơn
Một giấy biên nhận có chữ ký của người bán có thể chứng minh việc giao tiền giữa hai bên, nhưng không đương nhiên thay thế hóa đơn.
Phiếu chi cũng chỉ là chứng từ nội bộ chứng minh doanh nghiệp đã xuất tiền khỏi quỹ. Nó không tự mình chứng minh rằng hàng hóa, dịch vụ mua vào đáp ứng điều kiện được trừ khi tính thuế.
Tương tự, hợp đồng mua bán, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho và chứng từ chuyển khoản đều cần thiết nhưng không phải lúc nào cũng thay thế được hóa đơn.
Mỗi loại giấy tờ chỉ chứng minh một phần của giao dịch.
Hợp đồng chứng minh sự thỏa thuận.
Biên bản giao nhận chứng minh việc bàn giao hàng hóa hoặc hoàn thành công việc.
Phiếu nhập kho chứng minh hàng đã được ghi nhận vào kho.
Chứng từ thanh toán chứng minh tiền đã được trả.
Hóa đơn là chứng từ thuế theo quy định.
Chỉ trong những trường hợp pháp luật cho phép mua hàng không có hóa đơn và được lập bảng kê thì bộ hồ sơ thay thế mới có thể được xem xét.
Thuê cá nhân làm việc: Có phải khoản nào cũng yêu cầu hóa đơn?
Doanh nghiệp thường thuê cá nhân sửa chữa nhỏ, vận chuyển, vệ sinh, viết bài, chụp ảnh, tư vấn hoặc thực hiện công việc ngắn hạn.
Nhiều giám đốc cho rằng cá nhân không có công ty nên không thể xuất hóa đơn, vì vậy chỉ cần viết giấy nhận tiền là đủ.
Tuy nhiên, doanh nghiệp phải xác định rõ bản chất của công việc.
Nếu đó là quan hệ lao động, doanh nghiệp phải xử lý theo quy định về hợp đồng lao động, tiền lương, thuế thu nhập cá nhân và bảo hiểm.
Nếu là hợp đồng dịch vụ, hợp đồng khoán việc độc lập thì phải có hồ sơ giao việc, nghiệm thu, thanh toán và thực hiện nghĩa vụ thuế tương ứng.
Không nên chỉ đổi tên văn bản thành “hợp đồng cộng tác viên” hay “hợp đồng khoán” để tránh trách nhiệm về lao động và bảo hiểm, trong khi người làm việc vẫn chịu sự quản lý, điều hành, chấm công và trả lương hằng tháng như nhân viên.
Cơ quan quản lý có thể xem xét bản chất thực tế của quan hệ làm việc, chứ không chỉ căn cứ vào tên hợp đồng.
Giám đốc 65 tuổi có phải đóng bảo hiểm xã hội không?
Tuổi 65 không phải là căn cứ duy nhất để kết luận một giám đốc có phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc hay không.
Cần xem xét đồng thời tư cách của người đó trong doanh nghiệp, có hưởng tiền lương hay không, có giao kết hợp đồng lao động hay không, đã hưởng lương hưu hoặc trợ cấp hằng tháng hay chưa và thời gian tham gia bảo hiểm còn thiếu như thế nào.
Từ ngày 1/7/2025, Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024 và Nghị định số 158/2025/NĐ-CP mở rộng đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, trong đó có người quản lý doanh nghiệp thuộc các trường hợp luật định.
Trường hợp giám đốc 65 tuổi đang hưởng lương hưu thì không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc. Khi tiếp tục làm việc theo hợp đồng, doanh nghiệp còn phải lưu ý trách nhiệm chi trả thêm cùng kỳ lương khoản tiền tương đương phần đóng bảo hiểm theo quy định của pháp luật lao động đối với người không thuộc diện tham gia bắt buộc.
Ngược lại, một người đã 65 tuổi nhưng chưa hưởng lương hưu, tiếp tục làm việc theo hợp đồng lao động thuộc diện bắt buộc thì vẫn có thể phải tham gia bảo hiểm xã hội. Cơ quan bảo hiểm xã hội đã hướng dẫn rằng người lao động quá tuổi nghỉ hưu nhưng chưa hưởng lương hưu, nếu làm việc theo hợp đồng thuộc diện luật định, vẫn phải tham gia bảo hiểm bắt buộc.
Đối với người quản lý doanh nghiệp không hưởng tiền lương, pháp luật có quy định riêng về đối tượng tham gia và các trường hợp loại trừ khi đã đủ tuổi nghỉ hưu. Vì vậy, không nên đưa ra một kết luận chung rằng “giám đốc 65 tuổi chắc chắn phải đóng” hoặc “65 tuổi thì không phải đóng”.
Doanh nghiệp phải kiểm tra đúng hồ sơ cá nhân và tình trạng hưởng chế độ của từng người.
Điều này còn liên quan trực tiếp đến chi phí tiền lương.
Nếu doanh nghiệp hạch toán lương giám đốc nhưng điều lệ, quyết định bổ nhiệm, hợp đồng, bảng lương và chứng từ thanh toán không thống nhất thì khoản chi có thể bị xem xét khi quyết toán thuế.
Riêng tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân và chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do một cá nhân làm chủ thuộc nhóm chi phí không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, dù doanh nghiệp có thực hiện chi trả.
Thuê kế toán nhưng không có hợp đồng rõ ràng: Giám đốc vẫn là người chịu rủi ro
Nhiều doanh nghiệp nhỏ thuê một người làm báo cáo thuế với mức phí vài trăm nghìn đồng mỗi tháng. Hai bên trao đổi qua điện thoại hoặc tin nhắn, không ký hợp đồng, không lập biên bản bàn giao chứng từ và cũng không xác định rõ ai chịu trách nhiệm khi nộp chậm hoặc kê khai sai.
Đến khi bị truy thu, giám đốc nói kế toán làm sai.
Kế toán lại cho rằng doanh nghiệp cung cấp thiếu chứng từ.
Cuối cùng, doanh nghiệp vẫn là đơn vị phải làm việc với cơ quan thuế.
Luật Kế toán quy định đơn vị kế toán được thuê dịch vụ làm kế toán hoặc làm kế toán trưởng nhưng việc thuê phải được lập thành hợp đồng bằng văn bản. Đơn vị thuê có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, kịp thời, trung thực thông tin, tài liệu; bên cung cấp dịch vụ phải chịu trách nhiệm về thông tin, số liệu kế toán theo phạm vi đã thỏa thuận trong hợp đồng.
Người đại diện theo pháp luật vẫn có trách nhiệm tổ chức công tác kế toán và chịu trách nhiệm trực tiếp hoặc liên đới đối với những sai phạm thuộc phạm vi quản lý của mình. Việc thuê kế toán không đồng nghĩa với việc giám đốc được miễn toàn bộ trách nhiệm.
Hợp đồng thuê kế toán vì vậy cần ghi rõ ít nhất các nội dung:
Phạm vi công việc hằng tháng, quý và năm.
Trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra và cảnh báo chứng từ không hợp lệ.
Thời hạn lập và nộp các tờ khai.
Trách nhiệm lập sổ kế toán, báo cáo tài chính và quyết toán thuế.
Việc quản lý chữ ký số, tài khoản thuế điện tử và dữ liệu phần mềm.
Quy trình bàn giao hóa đơn, chứng từ và hồ sơ.
Trách nhiệm thông báo khi doanh nghiệp cung cấp thiếu hồ sơ.
Trách nhiệm sửa sai, giải trình và bồi thường nếu thiệt hại phát sinh do lỗi chuyên môn thuộc phạm vi công việc đã nhận.
Nghĩa vụ bảo mật thông tin.
Thời hạn bàn giao khi chấm dứt hợp đồng.
Kế toán chỉ có thể chịu trách nhiệm đối với công việc và hồ sơ mình được giao. Nếu giám đốc mua hàng không hóa đơn, tự rút tiền, ký chứng từ không đúng thực tế hoặc không cung cấp tài liệu thì không thể đổ toàn bộ trách nhiệm cho người làm kế toán.
Ngược lại, kế toán nhận chứng từ nhưng không kiểm tra, không cảnh báo, kê khai sai hoặc bỏ thời hạn nộp báo cáo cũng phải chịu trách nhiệm theo hợp đồng và quy định nghề nghiệp.
Những sai lầm thường gặp khi quyết toán thuế
Sai lầm thứ nhất là gom toàn bộ giấy viết tay rồi lập một bảng kê chung vào cuối năm.
Bảng kê phải được lập trên cơ sở từng giao dịch thực tế, có thông tin người bán và tài liệu liên quan. Việc lập lại hồ sơ sau nhiều tháng, khi không còn xác định được người bán, thời điểm và nguồn hàng, sẽ rất khó bảo vệ.
Sai lầm thứ hai là dùng bảng kê cho cả hàng mua của cửa hàng hoặc hộ kinh doanh.
Nếu người bán thuộc đối tượng phải xuất hóa đơn thì doanh nghiệp phải yêu cầu hóa đơn, không thể tự lập bảng kê để thay thế.
Sai lầm thứ ba là chỉ có phiếu chi nhưng không chứng minh được hàng hóa, dịch vụ đã được nhận và sử dụng.
Sai lầm thứ tư là mua hàng bằng tiền cá nhân của giám đốc hoặc nhân viên nhưng không có quy chế ủy quyền, không có chứng từ thanh toán và không làm thủ tục hoàn ứng rõ ràng.
Sai lầm thứ năm là tách một giao dịch lớn thành nhiều lần thanh toán nhỏ để tránh điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt. Theo quy định hiện hành, các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ và khoản thanh toán khác từ 5 triệu đồng trở lên thuộc trường hợp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được xem xét chi phí được trừ.
Sai lầm thứ sáu là hạch toán chi phí thuê cá nhân nhưng không xác định đó là tiền lương hay tiền dịch vụ, không thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân và không xem xét trách nhiệm bảo hiểm.
Sai lầm thứ bảy là giao toàn bộ chứng từ cho kế toán thuê ngoài nhưng không kiểm tra, không ký hợp đồng và không lưu bản sao dữ liệu kế toán tại doanh nghiệp.
Sai lầm thứ tám là cho rằng công ty đang báo lỗ nên chi phí bị loại cũng không ảnh hưởng.
Thực tế, nếu chi phí bị loại thì số lỗ được chuyển sang những năm sau sẽ giảm. Nếu số chi phí bị loại đủ lớn, doanh nghiệp có thể từ lỗ chuyển thành lãi, phát sinh thuế phải nộp, tiền chậm nộp và xử phạt khai sai.
Không có hóa đơn không đồng nghĩa với không được ghi sổ, nhưng cũng không đồng nghĩa với được tính chi phí
Đây là điều quan trọng nhất doanh nghiệp cần hiểu sau Kỳ 3.
Một khoản chi có thật phải được xem xét để phản ánh đúng trong sổ kế toán.
Nhưng muốn được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế, khoản chi phải đáp ứng điều kiện của pháp luật.
Trường hợp pháp luật cho phép mua hàng không có hóa đơn thì doanh nghiệp phải lập đúng Mẫu số 02/TNDN và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh.
Trường hợp người bán có nghĩa vụ xuất hóa đơn thì doanh nghiệp phải yêu cầu hóa đơn, không thể dùng bảng kê nội bộ để hợp thức.
Trường hợp thuê cá nhân phải xác định đúng bản chất quan hệ lao động hoặc dịch vụ.
Trường hợp thuê kế toán phải có hợp đồng bằng văn bản, phân định rõ trách nhiệm nhưng giám đốc vẫn phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trong phạm vi quản lý của mình.
Đối với giám đốc 65 tuổi, việc có phải đóng bảo hiểm hay không không thể chỉ căn cứ vào tuổi. Doanh nghiệp phải xem xét tình trạng hưởng lương hưu, việc hưởng tiền lương, hợp đồng lao động và tư cách quản lý doanh nghiệp.
Báo lỗ không phải là vi phạm.
Nhưng nếu số lỗ được hình thành từ những khoản chi không có hóa đơn, không đúng đối tượng được lập bảng kê, không chứng minh được giao dịch thực tế hoặc chỉ được hợp thức hóa vào cuối năm thì số lỗ đó có thể không được cơ quan thuế công nhận.
Khi ấy, khoản tiền doanh nghiệp tưởng đã tiết kiệm được từ việc không lấy hóa đơn có thể trở thành số thuế bị truy thu, tiền chậm nộp và tiền phạt lớn hơn nhiều lần.
Kỳ tiếp theo, Ban Tư vấn pháp luật Thời Nét Số sẽ phân tích: Chi phí tiếp khách, quà tặng, khuyến mại, công tác phí, tiền ăn, xăng xe, điện thoại… hạch toán thế nào để không bị xuất toán khi quyết toán thuế?
BT: HÀ LÊ
Lê Khánh Ngân
14/07/2026 19:43:14Người dùng
KỲ 3: NHỮNG KHOẢN CHI KHÔNG CÓ HÓA ĐƠN CÓ ĐƯỢC HẠCH TOÁN KHÔNG?
Ban Tư vấn pháp luật Thời Nét Số
Trong hai kỳ trước của chuyên đề “Báo cáo lỗ và trách nhiệm pháp lý”, Ban Tư vấn pháp luật Thời Nét Số đã phân tích rằng doanh nghiệp báo lỗ không phải là hành vi vi phạm. Tuy nhiên, số lỗ chỉ được công nhận khi doanh thu, chi phí và chứng từ kế toán phản ánh đúng hoạt động thực tế, đồng thời đáp ứng các điều kiện của pháp luật về thuế.
Đến Kỳ 3, vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm là: Những khoản tiền doanh nghiệp đã chi thật nhưng không có hóa đơn thì có được hạch toán hay không?
Đây là câu hỏi rất thực tế.
Doanh nghiệp mua nông sản trực tiếp của người dân, thuê người vận chuyển nhỏ lẻ, mua vật tư cũ, đồ dùng đã qua sử dụng, thuê lao động làm một công việc ngắn ngày hoặc trả một số khoản phát sinh mà người bán không xuất hóa đơn. Tiền đã giao, hàng đã nhận, công việc đã hoàn thành nhưng kế toán lại không có hóa đơn để ghi nhận.
Có giám đốc cho rằng đã chi tiền thật thì cứ đưa vào chi phí.
Người khác lại cho rằng không có hóa đơn thì tuyệt đối không được hạch toán.
Cả hai cách hiểu này đều chưa đầy đủ.
Không có hóa đơn vẫn phải ghi nhận nếu chi phí thực tế đã phát sinh
Trước hết, cần phân biệt rõ giữa hai khái niệm thường bị nhầm lẫn: hạch toán kế toán và xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Nếu một khoản chi thực tế đã phát sinh, liên quan đến tài sản, hàng hóa, công nợ hoặc hoạt động của doanh nghiệp thì kế toán không nên vì thiếu hóa đơn mà bỏ hoàn toàn khỏi sổ sách. Việc bỏ ngoài sổ một khoản chi có thật có thể làm sai lệch tiền mặt, công nợ, hàng tồn kho và kết quả hoạt động kinh doanh.
Tuy nhiên, khoản chi đã được ghi nhận trong sổ kế toán chưa chắc đã được cơ quan thuế chấp nhận khi xác định thu nhập chịu thuế.
Nói cách khác, doanh nghiệp có thể phải hạch toán để phản ánh đúng thực tế, nhưng khi quyết toán thuế lại phải loại khoản chi đó nếu không đáp ứng điều kiện của pháp luật thuế.
Đây là điểm mà nhiều giám đốc chưa hiểu rõ.
Khi kế toán nói “khoản này phải loại khi quyết toán thuế”, điều đó không nhất thiết có nghĩa là doanh nghiệp không được ghi chép khoản chi. Kế toán có thể vẫn ghi nhận nghiệp vụ, đồng thời theo dõi riêng phần chi phí không được trừ để điều chỉnh khi lập hồ sơ quyết toán.
Theo khung pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp đang áp dụng, khoản chi được trừ về nguyên tắc phải liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh; có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi thuộc ngưỡng pháp luật quy định. Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2025 có hiệu lực từ ngày 1/10/2025 và được áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2025; Nghị định số 320/2025/NĐ-CP cùng Thông tư số 20/2026/TT-BTC tiếp tục cụ thể hóa các điều kiện này.
Không phải cứ lập bảng kê là mọi khoản chi đều trở thành hợp lệ
Pháp luật cho phép một số trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn được lập bảng kê để làm căn cứ xem xét chi phí. Mẫu đang áp dụng là Mẫu số 02/TNDN ban hành kèm theo Thông tư số 20/2026/TT-BTC, thay cho mẫu bảng kê trước đây.
Tuy nhiên, bảng kê không phải là “tấm vé thông hành” cho mọi khoản mua bán không có hóa đơn.
Doanh nghiệp chỉ được sử dụng bảng kê đối với đúng nhóm hàng hóa, dịch vụ và đúng đối tượng bán hàng mà pháp luật cho phép. Khoản mua phải phát sinh thực tế, phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh và có hồ sơ chứng minh nguồn gốc, người bán, số lượng, giá trị, thời điểm giao nhận và thanh toán.
Trong thực tế, các trường hợp thường được xem xét gồm việc mua nông sản, lâm sản, thủy sản trực tiếp của người sản xuất, đánh bắt; mua sản phẩm thủ công do người sản xuất trực tiếp làm ra; mua đất, đá, cát, sỏi do cá nhân tự khai thác trong phạm vi pháp luật cho phép; mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt; mua tài sản, dịch vụ của cá nhân không kinh doanh trong những trường hợp đáp ứng quy định.
Doanh nghiệp cần đối chiếu chính xác từng giao dịch với Nghị định số 320/2025/NĐ-CP và Thông tư số 20/2026/TT-BTC tại thời điểm phát sinh, không nên suy diễn rằng mọi người bán không có hóa đơn đều có thể lập bảng kê thay thế.
Bảng kê cũng không thể được lập một cách chung chung.
Thông tin người bán phải có thật.
Hàng hóa phải có thật.
Số tiền phải được thanh toán thực tế.
Doanh nghiệp phải chứng minh được hàng mua vào đã được nhập kho, đưa vào sản xuất, bán ra hoặc sử dụng cho hoạt động kinh doanh.
Nếu chỉ có một tờ bảng kê nhưng không có giấy giao nhận, phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán, thông tin người bán hoặc dấu vết sử dụng hàng hóa thì hồ sơ vẫn có nguy cơ bị bác bỏ.
Giá mua cao hơn giá thị trường cũng có thể bị xem xét lại
Một sai lầm khác là doanh nghiệp cho rằng khi đã thuộc trường hợp được lập bảng kê thì có thể ghi giá mua theo bất cứ mức nào.
Thực tế, nếu giá mua ghi trên bảng kê cao bất thường so với giá thị trường tại cùng thời điểm thì cơ quan thuế có quyền yêu cầu giải trình và xác định lại giá trị chi phí theo quy định.
Ví dụ, doanh nghiệp mua nông sản trực tiếp của người dân nhưng bảng kê ghi giá cao hơn nhiều so với giá phổ biến trên thị trường. Nếu không chứng minh được lý do về chất lượng, vận chuyển, phân loại hoặc điều kiện giao hàng thì phần chênh lệch có thể bị loại.
Điều này đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp đang báo lỗ.
Chỉ cần giá nguyên liệu mua vào bị điều chỉnh, giá vốn sẽ giảm xuống, số lỗ cũng giảm theo. Trường hợp chi phí bị loại với giá trị lớn, doanh nghiệp đang báo lỗ có thể chuyển thành có lãi và phát sinh thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp.
Mua của hộ, cá nhân kinh doanh nhưng không lấy hóa đơn có được lập bảng kê không?
Đây là lỗi rất phổ biến.
Doanh nghiệp mua hàng của một cửa hàng, hộ kinh doanh hoặc cá nhân đang hoạt động kinh doanh nhưng người bán không xuất hóa đơn. Kế toán sau đó lập bảng kê nội bộ để đưa vào chi phí.
Cách xử lý này có rủi ro cao.
Nếu người bán thuộc đối tượng phải sử dụng hóa đơn theo pháp luật về thuế thì doanh nghiệp mua hàng không thể tự lập bảng kê để thay thế nghĩa vụ xuất hóa đơn của người bán, trừ trường hợp pháp luật có quy định cụ thể khác.
Doanh nghiệp cần yêu cầu người bán lập hóa đơn theo đúng quy định. Việc hai bên thỏa thuận “giảm giá nếu không lấy hóa đơn” có thể giúp giảm một khoản tiền trước mắt nhưng lại tạo rủi ro lớn khi quyết toán thuế.
Có những giám đốc vẫn cho rằng hóa đơn chỉ là việc của kế toán.
Khi mua hàng, giám đốc trực tiếp thỏa thuận giá, nhận hàng và thanh toán. Đến cuối tháng mới đưa một tập giấy viết tay cho kế toán rồi yêu cầu “tìm cách đưa hết vào chi phí”.
Nhưng kế toán không thể biến một giao dịch không đủ điều kiện thành chi phí hợp lệ chỉ bằng vài bút toán.
Nếu người bán phải xuất hóa đơn mà không xuất, doanh nghiệp mua hàng phải cân nhắc ngay từ lúc giao dịch, thay vì chờ đến cuối năm mới yêu cầu kế toán hợp thức hồ sơ.
Giấy biên nhận và phiếu chi không thay thế được hóa đơn
Một giấy biên nhận có chữ ký của người bán có thể chứng minh việc giao tiền giữa hai bên, nhưng không đương nhiên thay thế hóa đơn.
Phiếu chi cũng chỉ là chứng từ nội bộ chứng minh doanh nghiệp đã xuất tiền khỏi quỹ. Nó không tự mình chứng minh rằng hàng hóa, dịch vụ mua vào đáp ứng điều kiện được trừ khi tính thuế.
Tương tự, hợp đồng mua bán, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho và chứng từ chuyển khoản đều cần thiết nhưng không phải lúc nào cũng thay thế được hóa đơn.
Mỗi loại giấy tờ chỉ chứng minh một phần của giao dịch.
Hợp đồng chứng minh sự thỏa thuận.
Biên bản giao nhận chứng minh việc bàn giao hàng hóa hoặc hoàn thành công việc.
Phiếu nhập kho chứng minh hàng đã được ghi nhận vào kho.
Chứng từ thanh toán chứng minh tiền đã được trả.
Hóa đơn là chứng từ thuế theo quy định.
Chỉ trong những trường hợp pháp luật cho phép mua hàng không có hóa đơn và được lập bảng kê thì bộ hồ sơ thay thế mới có thể được xem xét.
Thuê cá nhân làm việc: Có phải khoản nào cũng yêu cầu hóa đơn?
Doanh nghiệp thường thuê cá nhân sửa chữa nhỏ, vận chuyển, vệ sinh, viết bài, chụp ảnh, tư vấn hoặc thực hiện công việc ngắn hạn.
Nhiều giám đốc cho rằng cá nhân không có công ty nên không thể xuất hóa đơn, vì vậy chỉ cần viết giấy nhận tiền là đủ.
Tuy nhiên, doanh nghiệp phải xác định rõ bản chất của công việc.
Nếu đó là quan hệ lao động, doanh nghiệp phải xử lý theo quy định về hợp đồng lao động, tiền lương, thuế thu nhập cá nhân và bảo hiểm.
Nếu là hợp đồng dịch vụ, hợp đồng khoán việc độc lập thì phải có hồ sơ giao việc, nghiệm thu, thanh toán và thực hiện nghĩa vụ thuế tương ứng.
Không nên chỉ đổi tên văn bản thành “hợp đồng cộng tác viên” hay “hợp đồng khoán” để tránh trách nhiệm về lao động và bảo hiểm, trong khi người làm việc vẫn chịu sự quản lý, điều hành, chấm công và trả lương hằng tháng như nhân viên.
Cơ quan quản lý có thể xem xét bản chất thực tế của quan hệ làm việc, chứ không chỉ căn cứ vào tên hợp đồng.
Giám đốc 65 tuổi có phải đóng bảo hiểm xã hội không?
Tuổi 65 không phải là căn cứ duy nhất để kết luận một giám đốc có phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc hay không.
Cần xem xét đồng thời tư cách của người đó trong doanh nghiệp, có hưởng tiền lương hay không, có giao kết hợp đồng lao động hay không, đã hưởng lương hưu hoặc trợ cấp hằng tháng hay chưa và thời gian tham gia bảo hiểm còn thiếu như thế nào.
Từ ngày 1/7/2025, Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024 và Nghị định số 158/2025/NĐ-CP mở rộng đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, trong đó có người quản lý doanh nghiệp thuộc các trường hợp luật định.
Trường hợp giám đốc 65 tuổi đang hưởng lương hưu thì không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc. Khi tiếp tục làm việc theo hợp đồng, doanh nghiệp còn phải lưu ý trách nhiệm chi trả thêm cùng kỳ lương khoản tiền tương đương phần đóng bảo hiểm theo quy định của pháp luật lao động đối với người không thuộc diện tham gia bắt buộc.
Ngược lại, một người đã 65 tuổi nhưng chưa hưởng lương hưu, tiếp tục làm việc theo hợp đồng lao động thuộc diện bắt buộc thì vẫn có thể phải tham gia bảo hiểm xã hội. Cơ quan bảo hiểm xã hội đã hướng dẫn rằng người lao động quá tuổi nghỉ hưu nhưng chưa hưởng lương hưu, nếu làm việc theo hợp đồng thuộc diện luật định, vẫn phải tham gia bảo hiểm bắt buộc.
Đối với người quản lý doanh nghiệp không hưởng tiền lương, pháp luật có quy định riêng về đối tượng tham gia và các trường hợp loại trừ khi đã đủ tuổi nghỉ hưu. Vì vậy, không nên đưa ra một kết luận chung rằng “giám đốc 65 tuổi chắc chắn phải đóng” hoặc “65 tuổi thì không phải đóng”.
Doanh nghiệp phải kiểm tra đúng hồ sơ cá nhân và tình trạng hưởng chế độ của từng người.
Điều này còn liên quan trực tiếp đến chi phí tiền lương.
Nếu doanh nghiệp hạch toán lương giám đốc nhưng điều lệ, quyết định bổ nhiệm, hợp đồng, bảng lương và chứng từ thanh toán không thống nhất thì khoản chi có thể bị xem xét khi quyết toán thuế.
Riêng tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân và chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do một cá nhân làm chủ thuộc nhóm chi phí không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, dù doanh nghiệp có thực hiện chi trả.
Thuê kế toán nhưng không có hợp đồng rõ ràng: Giám đốc vẫn là người chịu rủi ro
Nhiều doanh nghiệp nhỏ thuê một người làm báo cáo thuế với mức phí vài trăm nghìn đồng mỗi tháng. Hai bên trao đổi qua điện thoại hoặc tin nhắn, không ký hợp đồng, không lập biên bản bàn giao chứng từ và cũng không xác định rõ ai chịu trách nhiệm khi nộp chậm hoặc kê khai sai.
Đến khi bị truy thu, giám đốc nói kế toán làm sai.
Kế toán lại cho rằng doanh nghiệp cung cấp thiếu chứng từ.
Cuối cùng, doanh nghiệp vẫn là đơn vị phải làm việc với cơ quan thuế.
Luật Kế toán quy định đơn vị kế toán được thuê dịch vụ làm kế toán hoặc làm kế toán trưởng nhưng việc thuê phải được lập thành hợp đồng bằng văn bản. Đơn vị thuê có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, kịp thời, trung thực thông tin, tài liệu; bên cung cấp dịch vụ phải chịu trách nhiệm về thông tin, số liệu kế toán theo phạm vi đã thỏa thuận trong hợp đồng.
Người đại diện theo pháp luật vẫn có trách nhiệm tổ chức công tác kế toán và chịu trách nhiệm trực tiếp hoặc liên đới đối với những sai phạm thuộc phạm vi quản lý của mình. Việc thuê kế toán không đồng nghĩa với việc giám đốc được miễn toàn bộ trách nhiệm.
Hợp đồng thuê kế toán vì vậy cần ghi rõ ít nhất các nội dung:
Phạm vi công việc hằng tháng, quý và năm.
Trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra và cảnh báo chứng từ không hợp lệ.
Thời hạn lập và nộp các tờ khai.
Trách nhiệm lập sổ kế toán, báo cáo tài chính và quyết toán thuế.
Việc quản lý chữ ký số, tài khoản thuế điện tử và dữ liệu phần mềm.
Quy trình bàn giao hóa đơn, chứng từ và hồ sơ.
Trách nhiệm thông báo khi doanh nghiệp cung cấp thiếu hồ sơ.
Trách nhiệm sửa sai, giải trình và bồi thường nếu thiệt hại phát sinh do lỗi chuyên môn thuộc phạm vi công việc đã nhận.
Nghĩa vụ bảo mật thông tin.
Thời hạn bàn giao khi chấm dứt hợp đồng.
Kế toán chỉ có thể chịu trách nhiệm đối với công việc và hồ sơ mình được giao. Nếu giám đốc mua hàng không hóa đơn, tự rút tiền, ký chứng từ không đúng thực tế hoặc không cung cấp tài liệu thì không thể đổ toàn bộ trách nhiệm cho người làm kế toán.
Ngược lại, kế toán nhận chứng từ nhưng không kiểm tra, không cảnh báo, kê khai sai hoặc bỏ thời hạn nộp báo cáo cũng phải chịu trách nhiệm theo hợp đồng và quy định nghề nghiệp.
Những sai lầm thường gặp khi quyết toán thuế
Sai lầm thứ nhất là gom toàn bộ giấy viết tay rồi lập một bảng kê chung vào cuối năm.
Bảng kê phải được lập trên cơ sở từng giao dịch thực tế, có thông tin người bán và tài liệu liên quan. Việc lập lại hồ sơ sau nhiều tháng, khi không còn xác định được người bán, thời điểm và nguồn hàng, sẽ rất khó bảo vệ.
Sai lầm thứ hai là dùng bảng kê cho cả hàng mua của cửa hàng hoặc hộ kinh doanh.
Nếu người bán thuộc đối tượng phải xuất hóa đơn thì doanh nghiệp phải yêu cầu hóa đơn, không thể tự lập bảng kê để thay thế.
Sai lầm thứ ba là chỉ có phiếu chi nhưng không chứng minh được hàng hóa, dịch vụ đã được nhận và sử dụng.
Sai lầm thứ tư là mua hàng bằng tiền cá nhân của giám đốc hoặc nhân viên nhưng không có quy chế ủy quyền, không có chứng từ thanh toán và không làm thủ tục hoàn ứng rõ ràng.
Sai lầm thứ năm là tách một giao dịch lớn thành nhiều lần thanh toán nhỏ để tránh điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt. Theo quy định hiện hành, các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ và khoản thanh toán khác từ 5 triệu đồng trở lên thuộc trường hợp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được xem xét chi phí được trừ.
Sai lầm thứ sáu là hạch toán chi phí thuê cá nhân nhưng không xác định đó là tiền lương hay tiền dịch vụ, không thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân và không xem xét trách nhiệm bảo hiểm.
Sai lầm thứ bảy là giao toàn bộ chứng từ cho kế toán thuê ngoài nhưng không kiểm tra, không ký hợp đồng và không lưu bản sao dữ liệu kế toán tại doanh nghiệp.
Sai lầm thứ tám là cho rằng công ty đang báo lỗ nên chi phí bị loại cũng không ảnh hưởng.
Thực tế, nếu chi phí bị loại thì số lỗ được chuyển sang những năm sau sẽ giảm. Nếu số chi phí bị loại đủ lớn, doanh nghiệp có thể từ lỗ chuyển thành lãi, phát sinh thuế phải nộp, tiền chậm nộp và xử phạt khai sai.
Không có hóa đơn không đồng nghĩa với không được ghi sổ, nhưng cũng không đồng nghĩa với được tính chi phí
Đây là điều quan trọng nhất doanh nghiệp cần hiểu sau Kỳ 3.
Một khoản chi có thật phải được xem xét để phản ánh đúng trong sổ kế toán.
Nhưng muốn được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế, khoản chi phải đáp ứng điều kiện của pháp luật.
Trường hợp pháp luật cho phép mua hàng không có hóa đơn thì doanh nghiệp phải lập đúng Mẫu số 02/TNDN và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh.
Trường hợp người bán có nghĩa vụ xuất hóa đơn thì doanh nghiệp phải yêu cầu hóa đơn, không thể dùng bảng kê nội bộ để hợp thức.
Trường hợp thuê cá nhân phải xác định đúng bản chất quan hệ lao động hoặc dịch vụ.
Trường hợp thuê kế toán phải có hợp đồng bằng văn bản, phân định rõ trách nhiệm nhưng giám đốc vẫn phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trong phạm vi quản lý của mình.
Đối với giám đốc 65 tuổi, việc có phải đóng bảo hiểm hay không không thể chỉ căn cứ vào tuổi. Doanh nghiệp phải xem xét tình trạng hưởng lương hưu, việc hưởng tiền lương, hợp đồng lao động và tư cách quản lý doanh nghiệp.
Báo lỗ không phải là vi phạm.
Nhưng nếu số lỗ được hình thành từ những khoản chi không có hóa đơn, không đúng đối tượng được lập bảng kê, không chứng minh được giao dịch thực tế hoặc chỉ được hợp thức hóa vào cuối năm thì số lỗ đó có thể không được cơ quan thuế công nhận.
Khi ấy, khoản tiền doanh nghiệp tưởng đã tiết kiệm được từ việc không lấy hóa đơn có thể trở thành số thuế bị truy thu, tiền chậm nộp và tiền phạt lớn hơn nhiều lần.
Kỳ tiếp theo, Ban Tư vấn pháp luật Thời Nét Số sẽ phân tích: Chi phí tiếp khách, quà tặng, khuyến mại, công tác phí, tiền ăn, xăng xe, điện thoại… hạch toán thế nào để không bị xuất toán khi quyết toán thuế?
BT: HÀ LÊ