CHI PHÍ TIẾP KHÁCH, QUÀ TẶNG, CÔNG TÁC PHÍ, XĂNG XE, ĐIỆN THOẠI... ĐỪNG ĐỂ ĐẾN KHI QUYẾT TOÁN THUẾ MỚI BIẾT MÌNH LÀM SAI

Đó cũng là suy nghĩ của không ít chủ doanh nghiệp hiện nay.

Làm ăn thì phải tiếp khách. Có khách hàng thì phải đi công tác. Nhân viên đi làm phải có tiền điện thoại, tiền xăng xe. Cuối năm tặng quà đối tác hay hỗ trợ bữa ăn cho người lao động cũng là chuyện rất bình thường.

Nhìn dưới góc độ kinh doanh, những khoản chi ấy hoàn toàn hợp lý.

Nhưng dưới góc độ pháp luật về thuế, câu chuyện lại không đơn giản như vậy.

Nhiều doanh nghiệp chỉ đến khi nhận kết luận thanh tra mới biết rằng khoản tiền mình đã chi không đồng nghĩa với việc khoản tiền đó được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế.

Không ít chủ doanh nghiệp giao toàn bộ việc kế toán cho nhân viên hoặc đơn vị dịch vụ. Hằng tháng chỉ ký chứng từ, cuối năm ký báo cáo tài chính rồi tiếp tục tập trung vào việc bán hàng, tìm khách hàng và phát triển sản xuất.

Điều đó hoàn toàn dễ hiểu, bởi không phải giám đốc nào cũng được đào tạo về kế toán hay pháp luật thuế.

Đáng tiếc là cũng có những trường hợp kế toán nhiều lần góp ý nhưng người đứng đầu lại cho rằng "công ty mình vẫn làm thế bao năm nay có sao đâu", hoặc "doanh nghiệp khác cũng làm như vậy".

Cho đến khi cơ quan thuế vào kiểm tra thì mới phát hiện một số khoản chi không đủ căn cứ pháp lý.

Lúc ấy, việc điều chỉnh lại sổ sách không còn đơn giản nữa.

Trong số những khoản chi dễ phát sinh tranh luận nhất luôn có chi phí tiếp khách.

Một bữa cơm với đối tác có thể chỉ vài triệu đồng, cũng có thể vài chục triệu đồng. Nếu chỉ nhìn vào hóa đơn nhà hàng thì rất khó biết đó là buổi làm việc với khách hàng hay chỉ là cuộc gặp gỡ mang tính cá nhân.

Chính vì vậy, điều cơ quan thuế quan tâm không phải chỉ là hóa đơn, mà còn là căn cứ để chứng minh khoản chi ấy phục vụ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Quà tặng khách hàng cũng vậy.

Rất nhiều doanh nghiệp cuối năm mua hàng để tri ân đối tác, khách hàng thân thiết hoặc đại lý phân phối. Đây là việc làm bình thường trong kinh doanh.

Nhưng nếu sau này không còn tài liệu thể hiện doanh nghiệp đã tặng cho ai, trong chương trình nào hoặc vì mục đích gì thì việc giải trình sẽ trở nên khó khăn hơn rất nhiều.

Chi phí công tác cũng là khoản nhiều doanh nghiệp chủ quan.

Có người đi làm việc hàng tuần, có người đi khảo sát thị trường, gặp khách hàng, ký hợp đồng. Những chuyến đi đó đều phục vụ công việc.

Tuy nhiên, vài năm sau khi cơ quan thuế kiểm tra, nếu hồ sơ chỉ còn một hóa đơn khách sạn hoặc vài vé máy bay mà không còn tài liệu liên quan thì rất khó chứng minh mục đích của chuyến công tác.

Tương tự là tiền xăng xe, điện thoại hay các khoản hỗ trợ hằng tháng.

Có doanh nghiệp thanh toán rất bài bản ngay từ đầu, nhưng cũng có doanh nghiệp chỉ nghĩ đơn giản rằng "chi cho nhân viên làm việc thì cứ hạch toán".

Khoảng cách giữa hai cách làm ấy đôi khi chỉ được nhìn thấy khi đoàn thanh tra đến làm việc.

Thực tế cho thấy, không ít doanh nghiệp bị truy thu thuế không phải vì cố tình gian lận, mà vì những hồ sơ tưởng như rất nhỏ đã không được chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu.

Điều đáng tiếc là những sai sót này hoàn toàn có thể phòng tránh nếu người quản lý dành một chút thời gian để cùng bộ phận kế toán rà soát quy trình lưu trữ chứng từ và hồ sơ.

Có một thực tế khác cũng đáng suy nghĩ.

Nhiều giám đốc rất giỏi bán hàng, giỏi tìm kiếm thị trường, giỏi điều hành sản xuất nhưng lại cho rằng kế toán chỉ là công việc ghi chép sổ sách.

Đến khi phát sinh tranh chấp với cơ quan thuế mới nhận ra rằng kế toán không chỉ ghi chép, mà còn là người giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý.

Ngược lại, cũng có những kế toán biết quy định nhưng ngại góp ý vì sợ mất lòng lãnh đạo.

Khi sai sót xảy ra, người chịu trách nhiệm cuối cùng vẫn là doanh nghiệp.

Có lẽ điều quan trọng nhất không nằm ở việc doanh nghiệp chi nhiều hay chi ít.

Điều quan trọng là sau ba năm, năm năm hoặc lâu hơn, khi cần giải trình, doanh nghiệp vẫn có thể bình tĩnh mở hồ sơ và chứng minh được vì sao khoản chi đó phát sinh, phục vụ công việc gì và được thực hiện đúng quy định.

Đó cũng là lý do nhiều doanh nghiệp sau nhiều năm hoạt động vẫn vượt qua các cuộc thanh tra rất nhẹ nhàng, trong khi có doanh nghiệp lại phải điều chỉnh hàng trăm triệu, thậm chí hàng tỷ đồng chỉ vì những chứng từ tưởng chừng rất nhỏ.

Chuyên đề này không nhằm chỉ ra doanh nghiệp nào đúng hay sai, càng không phải để làm người đọc lo lắng.

Điều Ban Tư vấn pháp luật Thời Nét Số mong muốn là mỗi chủ doanh nghiệp, dù không làm kế toán, cũng hiểu rằng một khoản chi hợp lý trong kinh doanh chưa chắc đã là khoản chi hợp lệ theo quy định của pháp luật về thuế.

Hiểu sớm một quy định có thể giúp doanh nghiệp tránh được rất nhiều chi phí và rủi ro về sau.

Kỳ 5: Hóa đơn hợp lệ chưa chắc đã là chi phí hợp lệ.

BT: HÀ LÊ