BÁO LỖ KHÔNG PHẢI LÀ VI PHẠM, NHƯNG BÁO LỖ KHÔNG ĐÚNG CÓ THỂ PHẢI TRẢ GIÁ ĐẮT

Ban Tư vấn pháp luật Thời Nét Số

Sau khi đã phân tích ở Kỳ 1 về nguyên nhân nhiều doanh nghiệp báo lỗ nhiều năm nhưng vẫn hoạt động và Kỳ 2 về điều kiện để một khoản chi được tính vào chi phí được trừ, một câu hỏi mà rất nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh và kế toán thường đặt ra là:

Chi tiền nhưng không có hóa đơn thì có được đưa vào chi phí hay không?

Thực tế, không ít doanh nghiệp vẫn đang hiểu sai rằng "cứ chi tiền thật thì sẽ được hạch toán", hoặc ngược lại "không có hóa đơn thì chắc chắn không được tính chi phí".

Hai cách hiểu này đều chưa chính xác.

Pháp luật về thuế hiện hành không cấm hoàn toàn việc hạch toán các khoản chi không có hóa đơn, nhưng chỉ cho phép trong những trường hợp rất cụ thể. Nếu doanh nghiệp áp dụng sai sẽ dễ bị cơ quan thuế loại toàn bộ chi phí khi thanh tra, kiểm tra.

Không có hóa đơn vẫn có thể hạch toán kế toán

Cần phân biệt giữa hạch toán kế toán và chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Về nguyên tắc kế toán, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được phản ánh trên sổ sách nếu có đầy đủ chứng từ chứng minh.

Điều đó có nghĩa:

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể ghi nhận một khoản chi vào sổ kế toán nếu có:

• Phiếu chi;
• Giấy đề nghị thanh toán;
• Hợp đồng;
• Biên bản giao nhận;
• Bảng kê;
• Chứng từ ngân hàng;
• Hồ sơ chứng minh khoản chi.

Tuy nhiên, được ghi nhận kế toán không đồng nghĩa được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí hợp lý.

Đây là điểm mà rất nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn.

Những khoản chi không có hóa đơn nhưng pháp luật cho phép

Trong thực tế vẫn tồn tại nhiều giao dịch mà người bán không thuộc đối tượng phải xuất hóa đơn.

Ví dụ:

• Mua nông sản trực tiếp của người nông dân.
• Thu mua hải sản của ngư dân.
• Mua phế liệu của cá nhân.
• Thu mua lâm sản từ hộ dân.
• Thu mua sản phẩm thủ công của người trực tiếp sản xuất.
• Một số dịch vụ do cá nhân không kinh doanh thực hiện theo quy định.

Đối với các trường hợp này, doanh nghiệp được lập Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định kèm theo đầy đủ hồ sơ chứng minh việc mua bán thực tế.

Hồ sơ thường bao gồm:

• Hợp đồng (nếu có);
• Giấy biên nhận;
• Bảng kê;
• Phiếu nhập kho;
• Chứng từ thanh toán;
• Hồ sơ vận chuyển;
• Chứng minh nguồn gốc hàng hóa.

Nếu doanh nghiệp chỉ lập bảng kê nhưng không chứng minh được giao dịch thực tế thì cơ quan thuế vẫn có quyền loại chi phí.

Những khoản chi bắt buộc phải có hóa đơn

Có rất nhiều khoản chi pháp luật bắt buộc phải có hóa đơn hợp pháp.

Ví dụ:

• Mua nguyên vật liệu.
• Mua máy móc.
• Mua hàng hóa.
• Thuê văn phòng của doanh nghiệp.
• Thuê dịch vụ.
• Chi quảng cáo.
• Chi tư vấn.
• Chi sửa chữa.
• Chi vận chuyển.
• Chi dịch vụ bảo trì.
• Chi thuê đơn vị thi công.

Nếu các khoản này không có hóa đơn thì gần như chắc chắn sẽ không được tính vào chi phí được trừ.

Ngay cả khi doanh nghiệp:

• có hợp đồng;
• có phiếu chi;
• có chuyển khoản;
• có biên bản nghiệm thu;

nhưng thiếu hóa đơn thì vẫn có nguy cơ bị loại khi quyết toán thuế.

Chi trả cho cá nhân có cần hóa đơn không?

Đây là trường hợp rất phổ biến.

Ví dụ doanh nghiệp thuê:

• thợ hàn;
• thợ điện;
• thợ sơn;
• người bốc vác;
• cộng tác viên;
• người làm thời vụ.

Nhiều cá nhân không đăng ký kinh doanh nên không thể xuất hóa đơn.

Khi đó doanh nghiệp phải thực hiện đúng quy định về:

• hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dịch vụ;
• bảng chấm công (nếu có);
• bảng thanh toán tiền công;
• chứng từ chuyển khoản hoặc chi tiền;
• thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân nếu thuộc diện phải khấu trừ;
• kê khai theo đúng quy định.

Nếu chỉ có giấy viết tay nhận tiền thì rất khó chứng minh đây là khoản chi hợp pháp.

Tiền mặt vẫn là rủi ro lớn

Một sai lầm phổ biến là doanh nghiệp thanh toán toàn bộ bằng tiền mặt.

Ví dụ:

Mua hàng 300 triệu đồng.

Có hóa đơn.

Có hợp đồng.

Nhưng lại trả tiền mặt.

Đây là khoản chi rất dễ bị loại vì không đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với những khoản chi thuộc diện pháp luật quy định phải thanh toán qua ngân hàng để được tính vào chi phí được trừ và khấu trừ thuế giá trị gia tăng.

Hiện nay, cơ quan thuế đặc biệt quan tâm đến dòng tiền.

Do đó:

Hóa đơn đúng nhưng dòng tiền sai thì doanh nghiệp vẫn có thể bị loại chi phí.

Không ít doanh nghiệp đang "hợp thức hóa" chứng từ

Để xử lý những khoản chi không có hóa đơn, một số doanh nghiệp tìm đến việc:

• mua hóa đơn;
• hợp thức hóa chứng từ;
• nhờ đơn vị khác xuất hóa đơn;
• ghi khống hợp đồng;
• lập hồ sơ sau khi giao dịch đã hoàn thành.

Đây là hành vi có mức độ rủi ro rất cao.

Không chỉ bị truy thu thuế mà còn có thể:

• bị xử phạt hành chính;
• tính tiền chậm nộp;
• ấn định thuế;
• trong trường hợp nghiêm trọng còn có thể bị xem xét trách nhiệm hình sự nếu có đủ yếu tố cấu thành theo quy định của pháp luật.

Những sai lầm doanh nghiệp thường mắc

Qua thực tế tư vấn, Ban Tư vấn pháp luật Thời Nét Số nhận thấy nhiều doanh nghiệp thường gặp các lỗi sau:

Thứ nhất, chi tiền trước, nhiều tháng sau mới đi xin hóa đơn.

Thứ hai, hóa đơn xuất không đúng thời điểm.

Thứ ba, hóa đơn không phù hợp với nội dung hợp đồng.

Thứ tư, hóa đơn có nhưng không chứng minh được hàng hóa đã giao.

Thứ năm, thanh toán tiền mặt trong khi pháp luật yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt.

Thứ sáu, chỉ lưu hóa đơn mà không lưu hồ sơ mua bán.

Thứ bảy, hồ sơ nội bộ không đầy đủ.

Thứ tám, mua hóa đơn để hợp thức hóa chi phí.

Thứ chín, không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế đối với các khoản chi trả cho cá nhân.

Doanh nghiệp cần làm gì để hạn chế rủi ro?

Để tránh bị loại chi phí khi quyết toán thuế, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm soát chứng từ ngay từ đầu thay vì xử lý khi cơ quan thuế đã vào kiểm tra.

Một số nguyên tắc quan trọng gồm:

• Kiểm tra tư cách pháp lý của nhà cung cấp trước khi ký hợp đồng.
• Yêu cầu hóa đơn đúng thời điểm phát sinh giao dịch.
• Lập đầy đủ hồ sơ mua bán, giao nhận, nghiệm thu và thanh toán.
• Thực hiện thanh toán qua ngân hàng đối với các khoản chi thuộc diện bắt buộc theo quy định.
• Lưu trữ đồng bộ hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán và các tài liệu liên quan.
• Đối với các trường hợp pháp luật cho phép không có hóa đơn, phải lập đầy đủ bảng kê và hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế.
• Thường xuyên rà soát hồ sơ trước khi quyết toán thuế để phát hiện và khắc phục thiếu sót.

Một doanh nghiệp có hệ thống chứng từ đầy đủ, nhất quán sẽ giảm đáng kể nguy cơ bị xuất toán chi phí và tranh chấp với cơ quan thuế.

Góc nhìn của Ban Tư vấn pháp luật Thời Nét Số

Thực tế cho thấy, trong nhiều cuộc thanh tra thuế, doanh nghiệp không bị loại chi phí vì "không chi tiền", mà vì không chứng minh được khoản chi đó là có thật, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định của pháp luật.

Trong bối cảnh quản lý thuế ngày càng số hóa, dữ liệu hóa đơn điện tử, giao dịch ngân hàng và các cơ sở dữ liệu liên thông giúp cơ quan thuế dễ dàng đối chiếu, phát hiện các giao dịch bất thường. Vì vậy, tư duy "bổ sung chứng từ sau" hay "hợp thức hóa hồ sơ khi quyết toán" không còn phù hợp và tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý.

Doanh nghiệp cần chuyển từ tư duy "đối phó khi kiểm tra" sang "tuân thủ ngay từ khi phát sinh giao dịch". Chi phí hợp lý không chỉ là khoản tiền đã chi, mà còn phải được chứng minh bằng hệ thống chứng từ hợp pháp, trung thực và đầy đủ.

Đón đọc Kỳ 4:

Chi phí tiếp khách, quà tặng, khuyến mại, công tác phí, tiền ăn, xăng xe, điện thoại... Hạch toán thế nào để không bị xuất toán khi quyết toán thuế?

BT: HÀ LÊ